Im Zusammenhang mit der Gründung einer Limited Company und der Anmeldung einer Zweigniederlassung außerhalb von Irland ist permanent die Rede von Beglaubigungen und Notaren. Doch wer beglaubigt nun eigentlich was genau - und vor allem wozu überhaupt?
Da einfache Firmenunterlagen nicht fälschungssicher sind und theoretisch damit auch die Existenz einer erfundenen Micky-Mouse-Firma vorgegaukelt werden kann, verlangen Behörden und Banken außerhalb von Irland offiziell bestätigte Unterlagen - d.h. man möchte sich darauf verlassen können, dass die Angaben auf den Firmenunterlagen auch stimmen.
Bestätigen kann diese Angaben zum einen ein irischer Notar. Zum anderen das irische Handelsregister (Companies Registration Office) selbst - abgekürzt: CRO - selbst. Beide verbürgen sich mit der Ausstellung eines beglaubigten Firmendokuments dafür, dass die Angaben auf diesem Dokument mit dem beim CRO hinterlegen bzw. registrieren Angaben übereinstimmen.
Eine Beglaubigung des CRO wird in der Regel bevorzugt, wenn nur ein bestimmtes Dokument beglaubigt werden soll. Sollen mehrere Dokumente auf einmal beglaubigt werden, so lassen wir die Beglaubigungen von einem Notar erstellen, was den Vorteil hat, dass dieser mehrere Dokumente als Bündel beglaubigen kann, was das CRO nicht anbietet.
Da auch die Beglaubigung eines irischen Notars oder die des CRO keineswegs fälschungssicher ist und in Deutschland/Österreich/der Schweiz deshalb nicht rechtsverbindlich ist, muss diese Beglaubigung - nicht etwa die Firmenunterlagen, denn diese sind ja schon beglaubigt - noch einmal bestätigt werden, was mit einer Überbeglaubigung durch das Department of Foreign Affairs and Trade bewerkstelligt wird. Das bedeutet, dass dieses die Beglaubigung des irischen Notars bzw. des CRO überprüft und dann mit einer sogenannten Apostille (viereckiger Aufkleber auf der Rückseite) bestätigt, dass diese Beglaubigung echt ist. Erst damit wird die Beglaubigung des irischen Notars bzw. des irischen Handelsregisters auch in Deutschland bzw. Österreich rechtsverbindlich.
Ebenfalls nicht fälschungssicher sind Übersetzungen, da deutschsprachige Beamte oder auch Bankangestellte in der Regel nicht die Güteklasse einer Übersetzung beurteilen können und die deutsche Übersetzung der englischen Originale theoretisch auch einen völlig anderen Inhalt haben kann als die englische Vorlage.
Zumindest für gerichtliche Zwecke - , wozu auch eine Handelsregister- bzw. Firmenbucheintragung zählt - ist eine beglaubigte, deutsche Übersetzung vorgeschrieben. Das bedeutet, dass ein bei Gerichten zugelassener und beeidigter Übersetzer bestätigen muss, dass die deutsche Fassung inhaltlich mit dem englischen Original übereinstimmt.
Andere Behörden und auch Banken sind hier in der Regel weniger anspruchsvoll, verlangen zuweilen aber auch eine beglaubigte, deutsche Übersetzung.
Achtung: Die Beglaubigung eines Übersetzers wird oft verwechselt mit der Beglaubigung durch Behörden oder Notare. Der Unterschied: Ein Übersetzer beglaubigt nicht das übersetzte Dokument, sondern er beglaubigt mit seinem Stempel seine eigene - oder auch eine fremde - Übersetzung. Eine Beglaubigung von Behörden oder Notaren hingegen bestätigt immer bestimmte Angaben auf einem Dokument, was ein Übersetzer nicht bestätigen kann.
Der Notar Vorort hat dann noch die Aufgabe die Unterschrift(en) auf den Antragsunterlagen für die Handelsregister- bzw. Firmenbucheintragung zu bestätigen. Der Notar Vorort beglaubigt also nicht etwa die Firmenunterlagen oder die Übersetzung, denn beides ist ja bereits beglaubigt.