Ein Handelsregisterauszug ist dabei dasselbe wie ein Firmenbuchauszug. Da die Bezeichnung „Firmenbuch” ausschließlich in Österreich verwendet wird und außerhalb von Österreich die Bezeichnung „Handelsregister” für die Firmenregister verwendet wird, behalten wir die Bezeichnung Handelsregister bei, wenn die Rede ist von ausländischen Registern, um Verwechslungen mit dem Firmenbuch zu vermeiden, da diese Abgrenzung das Verständnis von Zusammenhängen leichter macht.

Mit Firmenbuchauszug ist bei uns deshalb immer ein Auszug aus Österreich gemeint. Auszüge aus anderen Ländern wie England oder Irland werden als Handelsregisterauszüge bezeichnet.

UK: Company Information & Letter of Good Standing

In UK gibt es derzeit zwei verschiedene Versionen von Handelsregisterauszügen: Zum einen ein Schriftstück, das schlicht mit Company Information betitelt ist, und das alle beim Companies House hinterlegten Eckdaten einer Gesellschaft zusammenfasst und praktisch eine Momentaufnahme aller Daten an einem bestimmten Tag darstellt. Diese Version kann im PDF-Format downgeloadet werden. Allerdings wird diese Version vom Companies House nicht in beglaubigter Version angeboten, sodass diese nicht für gerichtliche Zwecke in Österreich wie zum Beispiel die Anmeldung einer Zweigniederlassung oder die Gründung von Tochtergesellschaften verwendet werden kann.

Die Version von Handelsregisterauszügen, die vom englischen Handelsregister selbst angefertigt und ausgegeben wird, nennt sich Certificate oder Letter of Good Standing. Dieser wird direkt von einem Mitarbeiter des englischen Handelsregisters beglaubigt und stellt somit eine Urkunde dar. Allerdings eine Englische, welche in Österreich so wie generell außerhalb von England entsprechend des sogenannten Haager Abkommens erst dann Gültigkeit erlangt, wenn diese mit einer Überbeglaubigung versehen ist – mit einer sogenannten Apostille, die diese Beglaubigung auch in anderen Ländern rechtsverbindlich macht.

Letter of Good Standing enthält keine Angaben zu den Inhabern

Da England seit Mitte 2016 das Konzept der „People with significant control” (Personen mit signifikanter Kontrolle) verfolgt, werden - mit dieser Begründung - seither auf englischen Handelsregisterauszügen keine Angaben mehr zu den Gesellschaftern und zum Stammkapital einer Firma gemacht, sodass ein Letter of Good Standing nicht mehr als Nachweis für die Gesellschafter einer Limited Company benutzt werden kann. Man muss, falls das erforderlich sein sollte, mit anderen Firmenunterlagen wie etwa der Firmensatzung und einer notariellen Beglaubigung dann arbeiten.

Angaben, die mit einem Letter of Good Standing belegt werden können:

• Firmenname
• Gründungsdatum
• Frühere Firmennamen
• Englische Firmenanschrift (Registered Office Address)
• Angaben zu den Geschäftsführern
• Angaben zum Secretary

Irland: Company Printout

In Irland wird der Handelsregisterauszug als Company Printout bezeichnet, der sowohl als einfacher PDF-Download zur Verfügung gestellt wird oder in beglaubigter Form vom Companies Registration Office angefordert werden kann. Auch hier wird für gerichtliche Zwecke in Österreich eine zusätzliche Apostille verlangt.

Angaben, die mit einem Company Printout belegt werden können:

• Firmenname
• Gründungsdatum
• Frühere Firmennamen
• Irische Firmenanschrift (Registered Office Address)
• Angaben zu den Geschäftsführern
• Angaben zum Secretary

Ein irischer Handelsregisterauszug allein bildet eine Gesellschaft deshalb ebenfalls nicht vollständig ab, da auch hier die Angaben zu den Inhabern fehlen, sodass abhängig vom konkreten Fall hier ebenso zusätzlich oder stattdessen andere, notariell beglaubigte Firmenunterlagen notwendig sind, um bestimmte Sachverhalte rechtsverbindlich zu belegen.