Notar oder das Handelsregister: Firmenunterlagen

Da einfache Firmenunterlagen nicht fälschungssicher sind und theoretisch damit auch die Existenz einer erfundenen Donald-Duck-Firma vorgegaukelt werden kann, verlangen Behörden und Banken in Österreich beglaubigte Firmenunterlagen, weil man sich darauf verlassen können möchte, dass die Dokumente echt sind und die Angaben in den Firmenunterlagen auch stimmen.

Bestätigen kann diese Angaben zum einen ein englischer oder irischer Notar. Zum anderen das jeweilige Handelsregister (Companies House (UK) bzw. Companies Registration Office (Irland)) selbst. Beide verbürgen sich mit der Ausstellung eines beglaubigten Firmendokuments dafür, dass die Angaben auf diesem Dokument mit dem beim Handelsregister hinterlegten bzw. registrierten Angaben übereinstimmen.

Eine Beglaubigung des Handelsregisters wird in der Regel bevorzugt, wenn nur ein bestimmtes Dokument beglaubigt werden soll. Sollen mehrere Dokumente auf einmal beglaubigt werden, so lassen wir die Beglaubigungen von einem Notar erstellen, was den Vorteil hat, dass dieser mehrere Dokumente gebündelt beglaubigen kann, was Handelsregister nicht anbieten.

Außenministerium: Apostille

Da auch die Beglaubigung eines ausländischen Notars nicht fälschungssicher ist und in Österreich deshalb nicht rechtsverbindlich ist, muss diese Beglaubigung - nicht die Firmenunterlagen, denn diese sind ja schon beglaubigt - noch einmal bestätigt werden, was mit einer Überbeglaubigung des jeweiligen Außenministeriumd in England oder Irland bewerkstelligt wird. Das bedeutet, dass das Außenministerium die Beglaubigung des Notars überprüft und mit einer sogenannten Apostille (viereckiger Aufkleber auf der Rückseite) bestätigt, dass die Beglaubigung echt ist. Erst damit wird die Beglaubigung des englischen oder irischen Notars bzw. des jeweiligen Handelsregisters auch in Österreich rechtsverbindlich.

Österreichischer Übersetzer: Beglaubigte Übersetzung

Ebenfalls nicht fälschungssicher sind Übersetzungen, da österreichische Richter, Beamte oder auch Bankangestellte in der Regel nicht die Güteklasse einer deutschen Übersetzung beurteilen können und die Übersetzung der englischen Originale theoretisch auch einen völlig anderen Inhalt haben kann als die englische Vorlage.

Zumindest für gerichtliche Zwecke ist in Österreich eine beglaubigte Übersetzung von ausländischen Unterlagen vorgeschrieben, wozu auch eine Firmenbucheintragung in Österreich zählt. Das bedeutet, dass ein an österreichischen Gerichten zugelassener und beeidigter Übersetzer bestätigen muss, dass die deutsche Fassung der Unterlagen inhaltlich mit dem Original übereinstimmt. Andere Behörden und auch Banken sind hier in der Regel weniger anspruchsvoll, verlangen zuweilen aber auch eine beglaubigte Übersetzung der eingereichten Firmenunterlagen.

Achtung: Die Beglaubigung eines Übersetzers wird oft verwechselt mit der Beglaubigung durch Behörden oder Notare. Der Unterschied: Ein Übersetzer beglaubigt nicht das übersetzte Dokument, sondern er beglaubigt mit seinem Stempel seine Übersetzung. Eine Beglaubigung von Behörden oder Notaren hingegen bestätigt immer bestimmte Angaben auf einem Dokument, was ein Übersetzer nicht bestätigen kann.

Notar in Österreich: Identitätsfeststellung

Da Firmenbuchgerichte für die Eintragung einer Zweigniederlassung oder auch einer Ltd. & Co KG beglaubigte Anmeldeunterlagen verlangen, führt der Weg zunächst zu einem österreichischen Notar, der die Unterschriften auf dem Antrag für die Firmenbucheintragung und auch der Unterschriftenproben (auch Musterzeichnung genannt) bestätigt und die Personalien der Unterzeichner überprüft.  Es geht hier um eine Identitätsfeststellung, nicht um die Beglaubigung von Firmenunterlagen oder von Übersetzungen.