In der Tat bedarf es beim heutigen Stand der Reproduktionstechnik nicht besonders viel Geschick, um sich einen beglaubigten Handelsregisterauszug kurzerhand am Computer selbst zu basteln, was generell auch auf andere Urkunden oder Bescheinigungen zutrifft.

Im internationalen Rechtsverkehr bedürfen beglaubigte Dokumente deshalb einer sogenannten diplomatischen Überbeglaubigung oder Legalisation, um außerhalb des Landes, in dem sie ausgestellt wurden, Gültigkeit zu erlangen.

Eine österreichische Urkunde oder ein rechtserhebliches Dokument ist umgekehrt ebenfalls nicht ohne Weiteres im Ausland gültig, sondern muss durch ein normalerweise mehrstufiges Verfahren erst für den Auslandseinsatz fälschungssicher gemacht werden, um dort die erforderliche Beweiskraft zu erhalten. Eine solche diplomatische Beglaubigung ist dabei normalerweise ein mehrstufiges Verfahren: Die jeweils übergeordnete Behörde bestätigt die vorhergehende, bis die höchste staatliche Stelle die sogenannte End- oder Überbeglaubigung ausstellt.

Haager Abkommen reduziert Überbeglaubigung auf ein Dokument

Um dieses sehr langwierige Verfahren zu vereinfachen, wurde bereits am 5. Oktober 1961 das sogenannte Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung abgeschlossen, dessen Vertragsstaaten das mehrstufige Beglaubigungsverfahren durch ein standardisiertes, einstufiges Verfahren ersetzt haben. Auch England, Irland und Österreich haben dieses Haager Übereinkommen unterzeichnet.

Das Gültigmachen einer Urkunde erfolgt diesem Haager Abkommen zufolge in Form einer sogenannten Apostille, welche an das jeweilige Dokument angebracht und mit einem Stempel der ausstellenden Behörde versehen wird. Diese Behörde hat zuvor die Echtheit des Dokuments überprüft und bestätigt dies mit einer nummerierten Apostille.

Apostillen werden vom jeweiligen Außenministerium ausgestellt

Apostillen werden in England und Irland ausschließlich vom jeweiligen Außenministerium (FCO in England bzw. DFA in Irland) ausgestellt und haben dort die Form eines Rechtecks aus Papier, das die Überschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” trägt, da französisch für den Titel vorgeschrieben ist und das auf der Rückseite des zu apostillierenden Dokuments aufgeklebt wird.

Beglaubigte Firmenunterlagen, die in diesem Kontext eine Urkunde darstellen, müssen deshalb mit einer Apostille des englischen oder irischen Außenministeriums zusätzlich noch einmal überbeglaubigt werden, damit diese in Österreich Gültigkeit erlangen und akzeptiert werden.

WICHTIG: Eine Apostille ist also nicht wie häufig angenommen ein eigenständiges Dokument, sondern eine Apostille wird auf der Rückseite eines beglaubigten Dokuments angebracht, um dieses außerhalb des Ausstellungslandes gültig zu machen. Unter Ausland sind dabei alle Vertragsstaaten dieses Haager Abkommens zu verstehen.