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Wozu überhaupt Firmendokumente?

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So wie reale, natürliche Personen zu verschiedenen Gelegenheiten ihre Personalausweis oder den Reisepass vorzeigen müssen, gibt es auch bei Gesellschaften eine Reihe von Dokumenten, die die Existenz und die Identität der Firma belegen und die Auskunft darüber geben, wer in welcher Form am Unternehmen beteiligt und wer für die Firma verantwortlich ist. 

Bei österreichischen GmbHs liegt der Fall dabei recht einfach: Der Gesellschaftsvertrag nennt unter anderem den Firmennamen, alle Anteilseigner und die Höhe und Art der Beteiligungen. Weitere relevante Angaben ergeben sich aus dem Firmenbuchauszug, der unter anderem die Geschäftsführer ausweist. Es genügen also zwei Dokumente, um ein weitgehend vollständiges Abbild der Gesellschaft zu präsentieren: Der Gesellschaftsvertrag und der Firmenbuchauszug.

Bei einer englischen Limited ist das vom Prinzip her ganz genauso: Die Basisdokumente sind in erster Linie der Gesellschaftsvertrag und ein Auszug aus dem englischen Firmenbuch. Soll eine Limited in Österreich betrieben und angemeldet werden sind allerdings noch Zusatzunterlagen erforderlich, da englische Urkunden zum einen nicht ohne Weiteres in Österreich gültig sind. Es muss zunächst deren Echtheit nachgewiesen werden, was mittels einer notariellen oder behördlichen Beglaubigung und zustätzlich mit einer so genannten Apostille bewerkstelligt wird.

Zum anderen ist die Amtssprache in Österreich Deutsch und nicht Englisch, so dass zumindest komplexere Teile der Unterlagen in einer entsprechenden Übersetzung vorliegen müssen, damit man sie hierzulande überhaupt versteht. Auch diese Übersetzung muss bestätigt sein, von einem an Gerichten zugelassenem, beeidigtem Übersetzer. 

Firmendokumente sind also notwendig, um verschiedene Angaben rechtsverbindlich zu belegen, eine Beglaubigung um diese fälschungssicher zu machen, damit diese als Nachweis in Österreich akzeptiert werden. Da die Originalunterlagen in Englisch verfasst sind, wird überdies für Österreich eine deutsche Übersetzung für die Behörden und das Firmenbuchgericht benötigt.