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Company Secretary - Firmensekretär

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Die Position des Company Secretary ist eine rein englische Erfindung und hat keine direkte österreichische Entsprechung. Traditionell ist ein Secretary in England für die Korrespondenz mit Behörden zuständig und in vielen Belangen auch deren offizieller Ansprechpartner. Er ist für die Pflege des Firmenregisters vorgesehen und fertigt Protokolle von Sitzungen oder Versammlungen an (minutes).

Er ist zeichnungsberechtigt, kann also zum Beispiel Änderungs- oder die alljährlichen Rückmeldungen, die an das Companies House geschickt werden, abzeichnen. Gewichtigere Dinge, wie etwa das Unterzeichnen der Bilanz oder der Steuererklärung, unterliegen allerdings nach wie vor dem Director, dem die Verantwortung dafür obliegt. 

Im Gegensatz zu einem klassischen österreichischen Sekretär oder einer Sekretärin ist ein englischer Company Secretary also wesentlich stärker in administrative Arbeiten mit eingebunden, die in Österreich tendenziell eher vom Geschäftsführer einer Firma oder auch von Anwälten oder Notaren erledigt werden. 

Bis April 2008 war ein Secretary zwingend notwendig. Inzwischen wurde diese Pflicht im Zuge der letzten Gesellschaftsrechtsreform (Companies Act 2006) in England allerdings abgeschafft, hauptsächlich, um sich an die Bedürfnisse von kleineren Betrieben oder auch Ein-Mann-Gesellschaften anzupassen. Limited Companies können deshalb nun auch ohne Secretary gegründet werden.

Allerdings: Es muss sich dann jemand anderes um die zu erledigenden Pflichten in England kümmern, denn diese bestehen nach wie vor, so dass ein Company Secretary keineswegs überflüssig geworden ist. Man muss nur für eine Gründung keinen mehr offiziell benennen.

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