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Dokumente

Für die Anmeldung bei Behörden oder für die Eröffnung eines Firmenkontos werden verschiedenen Firmenunterlagen benötigt. Die Wichtigsten im Überblick:

Wozu überhaupt Firmendokumente?

So wie reale, natürliche Personen zu verschiedenen Gelegenheiten ihre Personalausweis oder den Reisepass vorzeigen müssen, gibt es auch bei Gesellschaften eine Reihe von Dokumenten, die die Existenz und die Identität der Firma belegen und die Auskunft darüber geben, wer in welcher Form am Unternehmen beteiligt und wer für die Firma verantwortlich ist. 

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Certificate of Incorporation

Das Certificate of Incorporation ist eine Art Geburtsurkunde für jede Firma. Es bestätigt, dass und wann genau die Company in das englische Handelsregister eingetragen wurde. Es enthält den Firmennamen, das Gründungsdatum und die Company-Nummer. Die Limited Company erlangt mit der Ausstellung des Certificate of Incorporation ihre Rechtsfähigkeit, so dass von diesem Datum an im Namen der Gesellschaft wirksame Rechtsgeschäfte getätigt werden können.

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Memorandum & Articles

Der Gesellschaftsvertrag (Memorandum) und die Satzung (Articles) sind das rechtliche Kernstück einer Limited Company.

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Handelsregisterauszug

Ein englischer Handelsregisterauszug fasst ebenso wie ein österreichischer Firmenbuchauszug verschiedene Eck- oder Stammdaten einer Gesellschaft zusammen, die beim englischen Handelsregister eingetragen sind. Er benennt unter anderem die aktuelle Anschrift einer Limited Company und auch den oder die Geschäftsführer sowie den Secretary. 

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Bestätigte Übersetzung

Entsprechend des österreichischen FBG ist für eine Anmeldung einer Zweigstelle einer ausländischen Kapitalgesellschaft in Österreich eine bestätigte Übersetzung der Firmenunterlagen notwendig. Bestätigt bedeutet, dass ein Übersetzer die Übereinstimmung des Inhalts der Übersetzung mit dem des englischen Originals bestätigt.  

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Apostille

Ein englischer Handelsregisterauszug, auch wenn er vom englischen Handelsregister beglaubigt wurde, ist in Österreich zunächst nicht gültig bzw. er wird in der Regel in dieser einfachen Form nicht akzeptiert, weil er nicht fälschungssicher ist, womit seine Beweiskraft leidet.

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Gesellschafterbeschlüsse

Schriftliche Gesellschafterbeschlüsse sind eine offizielle Willensäußerung der Gesellschafter. Bei einer GmbH ebenso wie bei einer Limited Company dienen Sie dazu, das Abgesprochene festzuhalten und auch für Dritte zu dokumentieren und zu belegen. Sie werden für eine Reihe von Gelegenheiten verwendet.

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