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Apostille

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Ein englischer Handelsregisterauszug, auch wenn er vom englischen Handelsregister beglaubigt wurde, ist in Österreich zunächst nicht gültig bzw. er wird in der Regel in dieser einfachen Form nicht akzeptiert, weil er nicht fälschungssicher ist, womit seine Beweiskraft leidet.

In der Tat bedarf es beim heutigen Stand der Reproduktionstechnik nicht besonders viel Geschick, um sich einen beglaubigten, englischen Handelsregisterauszug kurzerhand am Computer selbst zu basteln, was generell auch auf andere Urkunden oder Bescheinigungen zutrifft.
 
Im internationalen Rechtsverkehr bedürfen solche Dokumente deshalb einer so genannten diplomatischen Beglaubigung oder Legalisation, um außerhalb des Landes, in dem sie ausgestellt wurden, Gültigkeit zu erlangen. Eine österreichische Urkunde oder andere rechtserhebliche Dokumente sind umgekehrt ebenfalls nicht ohne Weiteres im Ausland gültig, sondern müssen durch ein normalerweise mehrstufiges Verfahren erst für den Auslandseinsatz fälschungssicher gemacht werden, um dort die erforderliche Beweiskraft zu erhalten. Diese diplomatische Beglaubigung ist dabei ein mehrstufiges Verfahren: Die jeweils übergeordnete Behörde bestätigt die vorhergehende, bis die höchste staatliche Stelle die so genannte End- oder Überbeglaubigung ausstellt.
 
Um dieses sehr langwierige Verfahren zu vereinfachen, wurde bereits am 5. Oktober 1961 das so genannte “Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation” abgeschlossen, dessen Vertragsstaaten das mehrstufige Beglaubigungsverfahren durch ein standardisiertes, einstufiges Verfahren ersetzt haben. Auch England und Österreich haben dieses Übereinkommen unterzeichnet.
 
Das Gültigmachen einer Urkunde erfolgt diesem Haager Abkommen zufolge in Form einer so genannten Apostille, welche an das jeweilige Dokument angebracht und mit einem Stempel der ausstellenden Behörde versehen wird. Diese hat zuvor die Echtheit des Dokuments überprüft und bestätigt dies mit einer nummerierten Apostille.

Apostillen werden in England ausschließlich vom englischen Außenministerium ausgestellt und haben dort die Form eines Rechtecks aus Papier, das die Überschrift “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” trägt, da französisch für den Titel vorgeschrieben ist.

WICHTIG: Eine Apostille ist also nicht wie häufig angenommen ein eigenständiges Dokument, sondern eine Apostille wird auf der Rückseite eines - beglaubigten - Dokuments angebracht, um diese Beglaubigung außerhalb des Ausstellungslandes gültig zu machen. Unter Ausland sind dabei alle Vertragsstaaten des Haager Abkommens zu verstehen. 





Ein vom englischen Handelsregister ausgestellter, beglaubigter Handelsregisterauszug, welcher eine englische Urkunde darstellt, muss deshalb mit einer Apostille des englischen Außenministeriums zusätzlich noch einmal überbeglaubigt werden, damit dieser in Österreich Gültigkeit erlangt und akzeptiert wird. 

Auch andere beglaubigte Dokumente wie etwa ein beglaubigter Gesellschaftsvertrag oder eine beglaubigte Gründungsurkunde können mit einer Apostille versehen werden. Ein Apostille ist also nicht zwingend an Handelsregisterauszüge gebunden. Sie kann jedwede Urkunden oder Beglaubigungen bestätigen.